Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

1.1 Gegenstand dieses Vertrags ist die Bearbeitung von Personendaten der Endkunden der Verantwortlichen durch die Auftragsbearbeiterin im Rahmen der folgenden Dienstleistungen: Telefon-KI (Anrufentgegennahme, Transkription, Weiterleitung); Website-Betrieb; Terminverwaltung; CRM-Funktion; SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen.

1.2 Dieser Vertrag gilt ab dem Zeitpunkt der Aktivierung des Lia-Lokal-Abonnements und endet automatisch mit der Beendigung des Hauptvertrags.

2.1 Kategorien betroffener Personen: Endkunden der Verantwortlichen (anrufende Personen, Terminbucher, CRM-Kontakte).

2.2 Kategorien bearbeiteter Daten: Telefonnummern; Anruf-Metadaten (Datum, Zeit, Dauer); Gesprächsaudioaufnahmen und Transkripte; im Gespräch genannte Angaben (Name, Anliegen, Terminwunsch); CRM-Felder (Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Notizen); Termindetails.

2.3 Besonders schützenswerte Personendaten: Keine systematische Bearbeitung geplant. Sollten im Gespräch Gesundheitsdaten oder andere besonders schützenswerte Daten nach Art. 5 lit. c revDSG anfallen (z.B. Arztpraxis-Kunden), informiert die Verantwortliche die Auftragsbearbeiterin schriftlich vorab.

3.1 Die Auftragsbearbeiterin bearbeitet Personendaten ausschliesslich gemäss den dokumentierten Weisungen der Verantwortlichen und nicht für eigene Zwecke.

3.2 Zweck, Art, Umfang und Dauer der Bearbeitung richten sich nach diesem Vertrag und dem Hauptvertrag.

3.3 Erhält die Auftragsbearbeiterin eine behördliche Anordnung, Personendaten der Verantwortlichen herauszugeben, informiert sie die Verantwortliche unverzüglich, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

3.4 Hält die Auftragsbearbeiterin eine Weisung für rechtswidrig, teilt sie dies der Verantwortlichen mit.

5.1 Die Auftragsbearbeiterin trifft geeignete technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 8 revDSG und dem Stand der Technik, insbesondere:

• Verschlüsselung (TLS 1.2+) aller Übertragungen;
• Rollenbasiertes Zugriffsmanagement (RBAC); Mandantentrennung;
• Tägliche automatisierte Backups; Wiederherstellbarkeit innerhalb von 24 Stunden angestrebt;
• SSH-Key-Authentifizierung und starke Passwortrichtlinien;
• Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen der Systeme.

5.2 Die Massnahmen werden dem technischen Fortschritt und der Bedrohungslage angepasst.

6.1 Die Auftragsbearbeiterin setzt folgende Sub-Auftragsbearbeiter ein. Die Verantwortliche stimmt diesen hiermit allgemein zu:

6.2 Die Auftragsbearbeiterin informiert die Verantwortliche über geplante Änderungen bei Sub-Auftragsbearbeitern mit mindestens 14 Tagen Vorlauf per E-Mail. Die Verantwortliche kann Änderungen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund ablehnen.

6.3 Die Auftragsbearbeiterin schliesst mit Sub-Auftragsbearbeitern Verträge ab, die mindestens gleichwertige Datenschutzpflichten enthalten wie dieser Vertrag.

7.1 Die Auftragsbearbeiterin unterstützt die Verantwortliche bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung) im Rahmen des technisch Machbaren.

7.2 Betroffene Personen, die sich direkt an die Auftragsbearbeiterin wenden, werden an die Verantwortliche weitergeleitet.

9.1 Bei einer Verletzung der Datensicherheit, die zu unbeabsichtigter oder widerrechtlicher Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenbarung oder unberechtigtem Zugang zu Personendaten führt, meldet die Auftragsbearbeiterin dies der Verantwortlichen innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden per E-Mail.

9.2 Die Meldung enthält: Beschreibung der Verletzung; betroffene Datenkategorien und Personenzahl (soweit bekannt); wahrscheinliche Folgen; ergriffene oder geplante Massnahmen.

10.1 Nach Beendigung des Hauptvertrags stellt die Auftragsbearbeiterin der Verantwortlichen ihre Daten in einem gängigen Format (JSON oder CSV) zum Export zur Verfügung. Der Export-Link ist innerhalb von 7 Tagen nach Kündigung abrufbar.

10.2 Nach Ablauf von 30 Tagen nach Vertragsende werden alle Personendaten der Verantwortlichen und ihrer Endkunden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10.3 Die Auftragsbearbeiterin bestätigt die Löschung auf Anfrage schriftlich.

13.1 Dieser Vertrag untersteht Schweizer Recht (revDSG, OR).

13.2 Als Gerichtsstand gilt Horn (TG), Schweiz, sofern gesetzlich zulässig.